Vielleicht kennen Sie das: Sie sitzen in einem Ihrer zahlreichen Meetings, um Sie herum wird diskutiert und gestritten und am Ende kommt wenig Greifbares dabei heraus. Das Ergebnis: Zeit, Geld und Ressourcen sind verschwendet. Dabei ist es in unserer komplexen Zeit wichtiger denn je, effektiv und ergebnisorientiert zu arbeiten – und das mit möglichst einfachen Tools.
Führungskräfte verbringen im Schnitt 50 Prozent ihrer Zeit in Meetings. Hier sollen Ideen generiert, Pläne geschmiedet und Entscheidungen getroffen werden. Die Realität sieht oft anders aus: viel Gerede, wenig Resultate. Wie teuer eine ineffektive Meetingkultur ein Unternehmen zu stehen kommen kann, zeigt eine Beispielrechnung: Durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter in einem Meeting: 10 Durchschnittliche Stundenzahl pro Person pro Woche in einem Meeting: 15 Anzahl der jährlichen Arbeitswochen pro Mitarbeiter: 46 Durchschnittlicher Stundensatz pro Mitarbeiter: 120 Euro In dieser Beispielrechnung belaufen sich die Gesamtkosten für Meetings pro Jahr auf 828.000 Euro.
Diese Summe allein wäre nicht tragisch, wenn sich die Meetings lohnten – laut einer Microsoft-Studie halten aber Manager, Mitarbeiter und Teammitglieder die Hälfte ihrer Zeit in Meetings für verschwendet. Für unsere Beispielrechnung heißt das: 414.000 Euro werden alljährlich in den Sand gesetzt. Das ist eine Verschwendung von Zeit, Geld und Potenzial.
Woran liegt das? Der Management-Trainer Bob Wiele hat über Jahrzehnte Erkenntnisse aus der Psychologie, Hirnforschung und Neurodidaktik verglichen und herausgefunden, dass Menschen auf unterschiedliche Denkstrategien zurückgreifen, um Probleme zu lösen. Diese Denkstrategien sind – stark vereinfacht – kreativ, analytisch und kritisch. Kreative Denker entwickeln gern Ideen, beleuchten bestehende Strukturen und entwickeln Visionen. Analytische Denker sind detailorientiert. Sie recherchieren Informationen, strukturieren und planen. Kritische Denker hinterfragen die Dinge, bewerten sie, schlussfolgern und treffen Entscheidungen.
Ein Unternehmen braucht alle diese Denkansätze, um das Potenzial der Mitarbeiter optimal zu nutzen und die Zusammenarbeit effektiver zu gestalten. Gerade in Meetings liegt das Hauptaugenmerk oft auf dem analytischen Denken: Informationen werden mitgeteilt und Pläne erläutert. Ergebnis: Diejenigen, die gern kreativ und kritisch denken, bleiben außen vor. Das bedeutet: In der Regel gehen Unternehmen zwei Drittel der Intelligenz der Gruppe verloren. Mit anderen Worten: Geistiges Potenzial liegt brach.
Die Lösung eines effektiven Meetings ist einfach in der Anwendung: Alle Teilnehmer einigen sich darauf, mit der gleichen Denkweise zur gleichen Zeit auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten und dabei einem strukturierten Prozess zu folgen. Als gemeinsame Sprache dient das Ampelsystem: GRÜN (Go) für kreatives Denken GELB (Slow down) für analytisches Denken ROT (Stop) für kritisches Denken Dann wird die Struktur, ein sogenannter Smart Track, vorgegeben.
Ein Beispiel: Sie wollen eine Entscheidung treffen und brauchen noch Ideen: GRÜN (Ideen brainstormen) 15 Minuten, GELB (Ideen strukturieren) 10 Minuten, ROT (Entscheidung treffen) 5 Minuten. Jeder im Meeting weiß nun, welche Denkweise zu welchem Zeitpunkt wie lange gefordert ist. Simples Tool, effektive Ergebnisse.
Dabei gewinnen alle: Die Teilnehmer fühlen sich wertgeschätzt und sind involviert, die Meetings kosten weniger Zeit, sind ergebnisorientierter und sparen Kosten. In dieser komplexen Zeit brauchen wir alle Formen von Intelligenz. Wir brauchen das Wissen eines jeden Mitarbeiters.
Denn: Alle zusammen sind schlauer als einer allein.
von Britta Wenske
